关于做好毕业生相关资料立卷归档工作的通知

各分院：

根据董事长深化教育教学改革部署精神，对“校史等资料进行抢救性挖掘”的指示，为进一步推进迎评促建工作，将学生在校期间学习形成的材料收集归档。现就有关事项通知如下：

一、立卷归档范围

1.归档材料范围：学生试卷、课程设计、实习报告、实验报告、毕业设计及教师工作手册;

2.归档时间跨度：2004-2014届毕业生材料。归档分三个时间段：第一时间段2011-2014届；第二时间段2008-2010届;第三时间段2004-2007届。整理按三个时间段进行，先从2014届开始，2013届、2012届等依次展开。

二、立卷归档要求

1.凡立卷归档的文件材料，各分院要努力做到材料完整、齐全，确保材料的准确性；

2.整理时按毕业生毕业年份分开；

3.按类别组卷、将分年度的材料按其内容分开。原则上是一事一卷。学生作业按一人一内容一卷，试卷按专业、科目、班级组卷。卷内文件排序原则上按材料形成时间先后或材料重要程度先后顺序排列；

4.材料纸的大小要以标准档案盒为准（能装入档案盒内）。对较大的纸张要适当地折叠，多余的铅笔字迹要擦去，去掉材料上的金属物等。对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边、修补和裱糊；

5.编写页号。固定排列顺序后，用铅笔在卷内文件材料上编页号。无论单面或双面只要有字迹均应每面编写一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角正面为右下角、反面为左下角。每卷文件材料为一个流水号即1、2、3……N；

6.打卷内目录并装订。卷内材料单一就不必打卷内目录，如果卷内材料超过3件以上就需要打卷内目录。拟出案卷标题打印在封皮上，然后进行装订。一个完整的案卷，其中包括案卷封面、卷内文件目录、文件材料，用标准细线，采用三孔一线法装订成卷，成卷要整齐美观；

7.立卷归档的材料应是原件，学生毕业设计材料纸质、光盘一起移交。

三、立卷归档时间

1.立卷归档时间分两个阶段。第一阶段（2011-2014届毕业生）截止至2017年10月30日整理完毕，11月9日至11月15日进行移交。第二阶段（2004-2010届毕业生）截止至2017年11月30日整理完毕，12月1日至12月15日进行移交。

2.各分院向学校档案室移交档案时，双方必须对档案案卷进行严格检查和验收，确认是否符合质量标准和规范的要求，如有问题，及时提出整改意见并限期改正后方能移交归档；

3.移交档案时必须履行交接手续，填写档案移交目录，一式三份，双方各执一份，存档一份，以备查考。档案移交目录上要接交双方责任人签字并注明交接日期。档案移交地点为图书馆203室（储备室）、204室。

联系人：周桂芬     电话：89752073

13166836808

附件：1.卷内文件目录

2.案卷目录

3.档案移交目录

二〇一七年九月二十九日

附件1：

卷 内 文 件 目 录

附件2：

案   卷  目  录

附件3：

档 案 移 交 目 录

注：学生姓名、专业、班级要在题名中体现

移交单位：             移交经手人：       

接收单位：             接收经手人：

移交时间：