关于文件材料归档立卷的通知

各部门、各单位：

按照《高等学校档案管理办法》的规定，我校一年一度的归档立卷工作已正式开始。教职工在工作中形成的文件材料，是工作业绩、智慧、经验的体现及凭证，也是今后工作的参考和依据，记载着学院建设发展全过程，同时也是学校必不可少的一项重要工作。因此，希望各部门、各单位将2015年工作中形成的有保存价值的文件材料收集齐全，移交到档案室进行统一整理、归档立卷。

一、归档时间

党政方面的文件材料移交时间从现在起截止至6月末；教学方面的文件材料截止至寒假前；科研项目在项目完成后归档。

二、归档要求

归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。移交的材料要列出目录，办理移交手续。

附件：1.教学文件材料归档范围

2.党政文件材料归档范围

档案室

二〇一六年三月十九日

附件1：

教学文件材料归档范围

一、各分院（部）

（一）人才培养方案、科研和教研课题的申报、研究、鉴定材料。

（二）教学工作年度计划、要点、总结。

（三）教学工作会议记录、各种教学工作的统计表、调研报告、重点学科建设论证、申报、评审材料。

（四）教学实习、生产实习方面的材料：教学实习、生产实习的计划大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定、有代表性的实习报告（涉及学生实践形成的材料保存在各系，要求各系各专业每班选出2份典型材料移交档案室保存）。

（五）公开课及有代表性教学教案。

（六）课堂教学材料：课程安排表、教师教学任务安排、授课进度。

（七）各学院各专业的考试题（由教务处统一移交）。

（八）学生毕业设计及评审意见（保存在各系，要求各系各专业每班选出2份典型材料移交档案室保存）。

（九）教研室的教学总结、教师教学经验总结、教师教

学质量奖励材料、教学情况调查表、各系听课记录。

二、教务处

（一）教育改革培养目标、培养计划、专业和课程设置等方面的材料。

（二）教学计划、方案、大纲，教学改革方案、总结。

（三）教研课题研究。

（四）教学组织材料、教学制度、办法、规定、教学工作的各种统计表。

（五）教师工作量的规定及执行情况。

（六）学生考试成绩单。

（七）学生考试作弊审查、证实材料。

（八）学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）材料。

（九）毕业学位率、毕业率。

（十）教材方面的材料（自编、主编教材的正本、各系各专业教材使用目录）。

三、招生办公室

招生计划表、简章、专业介绍、新生名册、招生工作计划、总结、招生工作宣传材料等。

四、学生工作处

（一）学生档案（包括高中档案、入学登记表、体检表、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等材料装入学生学籍档案袋）。

（二）在校学生名册、学生学籍卡、学生奖惩材料（奖学金、优秀学生先进班级、学生处分）。

（三）学生分班统计表、辅导员带班统计表。

（四）学生工作计划、总结及相关材料。

五、就业指导中心

（一）就业工作方案、实施办法及相关制度、报告、总结、供需见面洽谈情况、合同、就业率、毕业证书存根。

（二）毕业生质量调查材料（包括对毕业生质量调查的计划、总结调查表，使用单位对毕业生质量评审意见）。

（三）校友会联络方式、活动材料。

六、组织人事部

（一）各学期教师名册，人员名单、新教师培训方案、各岗位职责、师资培训的计划、考核、总结材料。

（二）青年教师讲课大赛材料。

（三）外聘教师档案材料。

七、教学质量监督保障处

（一）教学信息简报。

（二）督学人员听课记录。

（三）教学督导相关材料。

八、科研处

（一）科研工作计划、总结，科研、教研项目登记表及材料、科研、教研成果（证书、论文）等。

（二）申硕工作材料。

九、现代教育信息中心

（一）中心建设发展方案、报告。

（二）工作计划总结。

（三）各项活动、会议、教学等视频材料。

十、大学生实践创业中心

（一）上级有关大学生创业指示、指导性文件。

（二）工作总结、计划。

（三）创业方案、合同等材料。

（四）项目成果及相关材料。

附件2：

党政文件材料归档范围

一、纪检监察室

（一）纪检工作规章制度。

（二）纪检工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计。

（三）校纪检会议记录。

（四）群众来信来访及处理意见。

二、校党政办公室

（一）上级有关高校管理的综合文件（所有上级来文）。

（二）学校年度工作计划、报告、总结、校长办公会记录、纪要、工作会议、座谈会材料。

（三）学校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿。

（四）学校教育事业规划、计划、及上级批复。

（五）学校评估材料。

（六）向上级的请示及批复、本校各单位的请示及批复。

（七）工作调查材料和经验总结、学年报表及综合报表。

（八）启用印章的文件及印模。

（九）学校历史沿革、情况介绍、大事记、简报、信息等。

（十）车辆管理有关材料。

（十一）办公室所发的所有带文号的文件。

三、组织人事部

（一）组织

1.学校党委会、书记校长碰头会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件。

2.党委（分党委、支部）工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）、经验介绍、请示及批复。

3.党委发布的决定、办法指示、批转通报和通知。

4.工作会议材料。

5.调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料。

6.党委负责人在校内的重要讲话稿和参加上级会议发言稿。

7.党委工作简报、大事记、重要统计表。

8.党员名单、吸收新党员、预备党员转正或取消资格、发展新党员名单等材料。

（二）人事

1.人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录。

2.机构设置、变化的文件。

3.干部任免、干部名册。

4.教职工表扬、奖励、处分。复查、撤销等材料。

5.人事统计报表、教职工登记表。

6.教职工工资、调整及相关材料。

7.教职工聘任录用、转正定级、调动、离职等登记表。

8.教师职称评定材料。

9.绩效考核文件。

四、国际交流与合作处

（一）外籍教师、专家、学者等来校的讲稿、教材等。

（二）学校邀请、聘任外籍人员名单（附简历）、签订合同、协议书。

（三）外籍各界人士来访参观访问的材料。

（四）上级邀请聘请外籍人士的计划、批复及来往函件。

五、品牌宣传推广部

（一）学校宣传计划、决定、报告及总结。

（二）理论学习决定、通知、计划、总结。

（三）学校重大活动材料、简报、图表。

（四）学生思想政治工作条例、典型调查材料、统计。

（五）学校校报、校内外宣传材料、稿件及照片等材料。

六、工会

（一）工会工作计划、报告、决定重要通知、总结、统计。

（二）会员有关材料（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、重要发言等文件）。

（三）表彰先进集体、个人材料、名单。

（四）基层工会干部名单、会员名册。

七、图书馆

（一）图书馆工作规章制度、工作计划、报告、总结。

（二）发展规划、藏品目录、统计报表。

八、校团委

（一）团委工作计划、报告、总结及规章制度。

（二）表彰和奖励先进团支部、优秀团员材料及处分、复查团员材料。

（三）团委会议记录。

（四）团员团干部名单、批准入团、离团名单。

（五）团委牵头进行的重大活动的相关材料。

（六）社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料。

九、保卫处

（一）学校安全保卫工作的规章制度。

（二）学校安全保卫工作的工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表。

（三）学校师生员工案件侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书。

（四）安全、保卫、消防工作简报。

十、后勤处

（一）学校后勤处各部门规章制度。

（二）学校后勤处及所属各部门工作计划、报告、调查材料。

（三）资产管理有关材料。

（四）教职工健康状况调查材料及统计表。

（五）学校食堂伙食安全工作有关材料。

（六）校园绿化工作的有关材料。